Une secrétaire est en contact permanent avec les employés et dirigeants de son entreprise ainsi qu'avec les personnes extérieures. Elle doit posséder d'excellentes qualités humaines pour rester toujours courtoise et souriante. Bonne communicante, elle doit savoir s'exprimer parfaitement en français.
La secrétaire se doit donc d'avoir une très bonne capacité d'écoute, de compréhension et de réaction. De plus, les assistantes doivent être en mesure de relayer avec précision les messages et les informations. De ce fait, des compétences excellentes en communication sont essentielles pour pouvoir assurer la mission.
Restez à l'écoute et vous serez écoutée en retour. Soyez attentive. Évitez de préparer votre réplique pendant que quelqu'un vous parle. Prenez soin de bien écouter et surtout restez concentrée sur ce qu'on vous dit.
Les missions d'un secrétaire sont variées, elles dépendent de la structure de l'entreprise. Il se charge de la rédaction des emails, du classement des correspondances, et de la gestion du courrier (archiver, trier) ainsi que des mises à jour des dossiers clients et fournisseurs.
Outre les tâches basiques telles que la gestion de la boîte de courriels et du calendrier du directeur général, il y a la planification des séances de CA des diverses entités dont on a la gestion en plus de l'entreprise où je travaille, la gestion du bureau, et le soutien aux ressources.
Le salaire d'un Secrétaire.
Au début de sa carrière, le secrétaire peut gagner une somme comprise entre le SMIC et 1 700 euros bruts par mois. Dès la signature de son premier contrat, il lui sera donc possible de gagner plus de 1 300 euros nets mensuels.
Comme dit précédemment, le rôle d'une secrétaire est indispensable au bon fonctionnement d'une société. C'est pourquoi, c'est un profil très demandé et qui offre de nombreuses opportunités professionnelles. Les secrétaires se retrouvent rarement sans emploi car, nombreux sont les secteurs d'activité qui en ont besoin.
Utilisez un message d'accueil standard, tel que "Merci d'avoir appelé [nom de l'entreprise], c'est [votre nom]. Comment puis-je vous aider ?" ou "Bonjour, merci d'avoir appelé [nom de l'entreprise], c'est [votre nom]". L'utilisation d'un message d'accueil standard permet d'assurer la cohérence de tous les appels.
❓ Quelles sont les qualités d'une bonne assistante ? Une bonne assistante de direction doit être à l'écoute et être une bonne communicante. Elle doit savoir gérer son temps, s'avoir s'organiser et s'adapter. Elle est aussi important qu'elle soit à la pointe des outils et des méthodes.
Le salaire d'un Secrétaire administratif.
Les 1 800 euros net par mois mènent ce métier à un salaire médian de 26 000 euros par an.
Un assistant administratif vous aide à compenser vos faiblesses. Chacun a ses points forts. En tant que manager ou dirigeant d'entreprise, les vôtres sont peut-être dans la vente, le marketing ou la prise de décision. Vous êtes peut-être même très doué pour l'organisation.
Elle est chargée d'une large palette de tâches aussi importantes les unes que les autres pour le bon fonctionnement de l'entreprise. Il s'agit notamment de la réception des clients, la gestion et le classement des dossiers, la correspondance, les taches de bureau, etc.
Une réponse habile
« Je considère que mes compétences sont particulièrement bien adaptées à ce poste parce que… » « Je crois avoir les connaissances nécessaires pour réussir dans ce rôle et dans l'entreprise parce que… » « Je suis enthousiaste à l'idée d'occuper ce poste, car il me permettrait de… »
Le poste d'assistante de direction est très riche en expériences. Vous facilitez la vie quotidienne de votre supérieur et rendez son travail plus efficace. Ensemble, vous formez une équipe. Vous filtrez les appels pour ne lui transmettre que les plus importants, vous organisez ses déplacements et son emploi du temps.
Le salaire de secrétaire le plus attractif est souvent lié à des postes à responsabilités : ce sont les assistantes de direction qui gagnent le plus, expérience comprise. Mais le secteur médical est également très rémunérateur, dès lors que vous travaillez pour une clinique ou un cabinet privé.
Les secrétaires de direction font partie des mieux payés, surtout si le grade de la direction est assez élevé (président, vice-président, etc.). C'est évident, car leurs responsabilités sont plus grandes et elles sont tenues sous conditions de confidentialité strictes. Leur salaire peut aller jusqu'à 70 000 $.
Habituellement, la secrétaire médicale ou l'assistante médico-sociale travaille de 8 h (ou 9 h) à 18 h (ou 19 h). Aussi, il lui est possible d'effectuer des heures supplémentaires.