Un classement et un archivage efficaces réduisent le risque de laisser des documents au vu et au su de personnes non autorisées.
L'archivage permet de protéger ses droits en cas de contentieux et de justifier son activité lors d'un contrôle. L'archivage permet également de se plier aux obligations légales en matière de tri, de conservation et de communication des documents.
Il est primordial de traiter les documents afin de les trier et de les ranger. Un système de classement de document rigoureux permet d'éviter les prises de tête.
L'archivage consiste à classer des documents qui n'ont plus d'intérêt immédiat pour les utilisateurs. Le classement consiste à gérer de manière structurée et organisée des documents. En d'autres termes, c'est ordonner et mettre des documents à la place qui leur a été définie.
Le classement des dossiers
Les documents peuvent être stocker au même endroit de manière très anarchique. Archivage - Il s'agit de ranger les documents sans utilité immédiate mais qu'il faut conserver un certain temps (délai légal) jusqu'à leur destruction.
Le classement consiste à ranger les informations logiquement, dans le matériel et le mobilier approprié. Le classement doit permettre de retrouver un document, de reclasser un document utilisé et de retirer les documents anciens.
L'archivage est un ensemble d'actions qui a pour but de garantir l'accessibilité à long terme d'informations (dossiers, documents, données) que l'on doit ou souhaite conserver pour des raisons juridiques, historiques ou culturelles. Il comprend à la fois des règles (procédures), des compétences et des infrastructures.
Nous avons besoin de nous repérer parmi les choses du monde, de leur trouver des points communs, de les ordonner. D'où la nécessité de développer des méthodes satisfaisantes de classification, comme les taxinomies, les nomenclatures ou les dictionnaires.
Le classement a une très grande importance. Il doit : Donner à chaque objet une place unique et définitive, ce qui évite des recherches longues et difficiles, • Permettre de déceler rapidement toute absence et toute interversion de documents ; • Permettre une bonne conservation des documents.
Le classement des documents en entreprise est un pré-requis capital pour une bonne gestion d'entreprise. Le classement administratif de documents comprend les tâches qui permettent le traitement et la classification des documents afin de rendre facile la recherche de documents dans l'entreprise.
– Identifier les documents (doubles, brouillons, etc.) – Replacer les activités de l'organisme dans un contexte plus large pour comprendre les règles de répartition des archives.
Ce qu'il faut simplement faire est d'attribuer un nombre à chaque dossier en respectant l'ordre chronologique de leur arrivée. On procède alors par ordre croissant. Mais il est bon d'ajouter un libellé à chaque élément classé afin de ne pas perdre de temps lors des recherches urgentes.
Bien organiser son rangement
Vous avez plusieurs solutions : Utiliser des intercalaires dans un classeur pour classer les documents par année. Choisir des chemises de différentes couleurs représentant chaque catégorie de documents. Opter pour des porte-revues avec étiquettes afin de spécifier ce qu'ils contiennent.
- ranger : mettre en rang ; mettre en ordre ; mettre de l'ordTe. - les classements où l'on regroupe les éléments par catégories, suivant cer- tains critères. On les appelle «classements». - les classements où l'on range les éléments dans un ordre déterminé on les appelle « rangements» .
Les verbes classer et classifier sont apparentés par la forme et le sens, mais leurs significations sont différentes. Classer signifie « ranger dans une classe » ou « répartir dans des classes », tandis que classifier a le sens de « déterminer des critères de classement, définir des classes ».
Il permet de classer les documents de manière objective : parce qu'il peut être compris et utilisé par tous (l'accès à l'information ne dépend plus de la personne qui a créé le dossier, celui-ci reste donc aisément disponible dans le temps et l'espace).
1. Recueillir et classer dans des archives un document, un ouvrage. 2. Enregistrer quelque chose, un événement dans un document d'archives.
L'archivage permet de conserver les fichiers et uniquement les fichiers. Il s'agit le plus souvent de documents, photos, vidéos, emails, et bases de données. Contrairement à la sauvegarde, cette solution n'offre pas la possibilité de conserver les logiciels, applications et systèmes d'exploitation.