La lettre en forme administrative ne comporte ni formule d'appel ni formule de politesse. Elle doit respecter un formalisme rigoureux. Elle comporte obligatoirement les mentions suivantes : nom de l'école, références, objet et, éventuellement, pièce(s) jointe(s).
Une lettre administrative est donc une lettre qui émane de l'administration publique. L'administration utilise deux types de lettres : La lettre à forme personnelle (ou lettre personnelle) La lettre entre services administratifs ou lettre à forme administrative.
Toute rédaction administrative répond à un certain nombre de règles de présentation qui s'appuient sur sept éléments : le timbre, le lieu, la date, la suscription, l'objet, la référence, le développement, et la signature. Le cas échéant peut s'y ajouter un huitième élément : les pièces jointes ou annexes.
1 - Pour un courrier administratif ou solennel
"Je vous prie d'agréer, Madame, mes salutations distinguées."
Commencez par un en-tête digne de ce nom
- indiquer vos coordonnées en haut à gauche - titre de civilité, prénom, nom, adresse postale ; - ensuite, en-dessous à droite, ceux du destinataire de votre courrier.
La forme personnelle est utilisée pour les échanges avec des personnes extérieures à l'administration. La forme administrative est utilisée pour les échanges avec d'autres fonctionnaires. Par souci de courtoisie, la lettre en forme personnelle est parfois utilisée dans les échanges entre administrations.
Service-Public.fr propose de nombreuses lettres types, disponibles gratuitement. Elles concernent des thèmes importants de la vie courante et vous aident dans vos démarches. Deux nouveaux modèles sont en ligne : Modèle de lettre - Informer la banque du décès d'un proche.
«Bien à vous», «cordialement», «bien cordialement», «sincèrement», «salutations»...
(classique mais sûr) "Je vous prie de croire, Madame, Monsieur, à ma considération distinguée." (idem mais plus smart)
Toujours placés sur la première ligne sous l' en-tête. Fermer l'infobulle , le lieu et la date d'envoi sont des renseignements essentiels dans une lettre administrative, puisqu'ils permettent de la situer dans l'espace et le temps.
Par la présente lettre recommandée, je souhaite porter à votre connaissance une situation difficile que je vis au travail/dans l'entreprise. Au sein de l'entreprise, j'occupe le poste de [Précisez le poste occupé, les fonctions] depuis le [Précisez la date d'embauche.].
La date est placée dans le coin supérieur droit, à quelques interlignes sous l'en-tête. Dans le corps du texte, on écrira « le lundi 10 juin 2013 ». On écrit la date en chiffres seulement et par ordre décroissant : année, mois, jour.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées. Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes sentiments distingués. Dans l'attente de votre réponse, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes sincères salutations.
J'ai l'honneur de solliciter la communication du (des) document(s) suivant(s) : (indiquez les documents demandés). Ces documents administratifs me sont, en effet, communicables en vertu de la loi du 17 juillet 1978. Je vous remercie de me faire parvenir copies à mes frais, comme le prévoit la loi.
LA REDACTION ADMINISTRATIVE est un art particulier (presque réservé) qui s'entend précisément comme l'ensemble des techniques de conception, de formulation et de présentation des documents administratifs dans les formes singulières et à travers un langage particulier et soutenu.
Emplacement de la signature
Dans la lettre à deux alignements, la signature se place à droite, alignée avec la mention du lieu et de la date. Le nom du ou de la signataire figure plus ou moins quatre interlignes sous la salutation, et la signature manuscrite est apposée dans cet espace, à l'encre noire ou bleue.
La rédaction administrative constitue une voie privilégiée pour améliorer les rapports entre l'administration et les usagers. Elle est aussi un mode de sélection essentiel dans les concours administratifs.
La règle serait-elle la suivante ? « Bien cordialement, bien à vous, amicalement » : formules se terminant toujours par une virgule parce que courtes et sans verbe.