La dématérialisation améliore la qualité de vie en facilitant l'accès au télétravail dans les entreprises. Par ailleurs, la numérisation des documents réduit les risques de perte de documents tout en garantissant une traçabilité optimale.
La dématérialisation des services publics facilite l'accès aux démarches administratives pour une majorité d'usagers, mais peut aussi augmenter la fracture numérique et éloigner des citoyens de leurs services publics.
La dématérialisation des documents permet de traiter des dossiers et des données en se passant du format papier. Par exemple, les entreprises peuvent numériser leurs factures, leurs fiches de paie et leurs bons de commande.
Les inconvénients de la digitalisation
Certains risques de sécurité: La dématérialisation consiste à stocker certains (ou la totalité) de vos documents. Par conséquent, ils constituent des données sensibles qui peuvent potentiellement être compromises.
La dématérialisation des services publics permet d'avoir accès par internet aux informations et aux démarches administratives. L'objectif de cette évolution technologique est de renforcer la sécurité et d'apporter des services plus avancés.
La dématérialisation ou numérisation, qui consiste à virtualiser des documents papiers ou « physiques », devient un outil important de productivité dans les entreprises. En effet, la dématérialisation permet d'économiser du temps, de la ressource humaine et donc de l'argent.
L'un des principaux enjeux de la dématérialisation, c'est le passage des documents papier aux documents électroniques. Parce qu'ils permettent de centraliser l'information et d'en faciliter l'accès, de réduire l'empreinte écologique et de faire des économies.
Comme l'indique une haute fonctionnaire au sein du cabinet du commissaire général au développement durable, « la dématérialisation des services publics facilite l'accès aux démarches administratives pour une majorité d'usagers, mais peut aussi augmenter la fracture numérique et éloigner des citoyens de leurs services ...
Développer l'accès aux démarches administratives de manière dématérialisée permettra d'augmenter la qualité des services, de développer la transversalité dans l'administration, et de réduire les coûts économiques et environnementaux induits par les procédures papier.
Le Défenseur des droits souligne que plus la personne est en situation de vulnérabilité numérique ou administrative, plus elle est susceptible d'avoir recours à un tiers payant, ce qui représente un risque de rupture d'égalité devant le service public.
Adopter une stratégie de digitalisation est très favorable à l'amélioration des relations avec la clientèle, donner de la visibilité à votre activité, maintenir le lien avec vos clients, et pour vous faire connaître auprès d'un public plus large.
1.1. QU'EST CE QUE LA DÉMATÉRIALISATION ? La dématérialisation des marchés publics est la possibilité de conclure des marchés par voie électronique, soit par l'utilisation de la messagerie électronique, soit par l'emploi d'une plateforme en ligne sur internet.
Le principal inconvénient de la dématérialisation concerne surtout la sécurité des données. Quel que soit le support utilisé, le risque de perte de document numérisé et de fraude est bien réel. Par exemple, on peut citer la présence de virus, le piratage, etc.
Les domaines concernés par la dématérialisation
Que ce soit pour les entreprises du secteur privé ou celles du secteur public, dématérialiser englobe de multiples aspects, notamment en ce qui concerne les services comptables, les services de ressources humaines, ou même les services d'achat et vente.
La dématérialisation des factures présente plusieurs avantages. Tout d'abord, elle permet de gagner en temps de traitement. Ensuite, elle soulage les budgets des entreprises, le papier ayant un coût réel. Enfin, elle permet de centraliser ces documents, pour les retrouver au plus vite !
Une majorité de cadres et dirigeants en entreprise sont conscients que l'envoi d'une lettre recommandée en ligne est plus économique et plus rapide qu'un envoi traditionnel. La réduction des consommables (machine à affranchir, cartouches d'encre de l'imprimante…) constitue la première économie directe.
La dématérialisation, “démat” pour les intimes, désigne l'ensemble du processus de transformation des documents d'une entreprise ou d'une administration, du format papier physique au format numérique. C'est ainsi que tous les documents sont traités, classés et conservés via des serveurs informatiques.
Grâce aux outils à disposition de vos agents, vous leur permettez de s'adapter à toutes les évolutions de l'organisation interne, sans que vos usagers ne s'en rendent compte. Ainsi, vous leur offrez une expérience plus agréable qui améliorera là encore votre image et redorera le blason de vos collaborateurs.
La digitalisation de la relation client permet également aux entreprises d'avoir une base de données client complète, structurée et mise à jour régulièrement. Autant d'opportunités pour une entreprise de récupérer un maximum d'informations exploitables afin d'améliorer soit ses services soit ses offres ou ses produits.