Une bonne réunion doit être une ré-union dans laquelle tous les participants doivent pouvoir s'exprimer. La réunion doit ainsi être perçue comme un moyen de se ré-unir pour avancer ensemble.
Une réunion efficace est, par définition, incontournable. Elle possède un objectif précis et ne peut pas être remplacée par un e-mail ou une vidéo. Pour vous en assurer, répondez aux questions suivantes : Est-il nécessaire de rassembler vos collaborateurs pour partager cette information ?
Un ordre du jour de réunion est comme un plan d'une réunion. C'est ce document qui va diriger vos réunions et guider les discussions pour qu'elles restent sur la bonne voie.
Quel est l'intérêt d'une réunion parfaitement préparé ?
Une réunion productive permet d'optimiser votre rendement et d'accélérer l'avancement de vos projets en un temps record. Si elle est correctement préparée et bien conduite, elle peut s'avérer très utile et fort rentable. Dans le cas inverse, c'est une pénalité que toute l'équipe devra subir.
Définissez un lieu, une date et un horaire adéquat. Rédiger l'ordre du jour. Fixez une durée (en prenant soin de garder un peu de marge) Invitez les participants en précisant le format de la rencontre ainsi que le rôle de chacun et les objectifs attendus.
Une réunion d'équipe peut réunir, selon les entreprises, un grand nombre de personnes. Ponctuelle ou récurrente, son objectif est souvent l'occasion de faire un point sur les projets en cours de manière à partager les informations clés et à renforcer la cohésion du groupe.
Quel est l'objectif d'un compte rendu de réunion ?
Les objectifs du compte rendu de réunion
Conserver une trace écrite d'une réunion, d'une conférence, d'un groupe de travail, etc. à laquelle chaque participant peut se référer en cas de contestation ou de doute. Capitaliser l'information, pour mémoire. Acter des décisions.
En fonction des enjeux et des sujets d'une réunion, le temps accordé à cette dernière peut évidemment être variable. Cependant, plusieurs études convergent vers une recommandation : maintenir une durée stable, idéalement autour de 30 minutes.
Dans le cas du conseil d'administration, il se peut que ce soit le secrétaire général (ou son assistant) qui organise les réunions. Dans le cas d'autres types de réunions de direction, la responsabilité peut incomber à l'assistant exécutif du PDG ou à un membre de l'équipe du comité de direction.
La meilleure manière de réduire votre stress avant de parler en public est de vous préparer. Si vous n'êtes pas à l'aise dans l'improvisation, entraînez-vous plusieurs jours avant la réunion : relisez, révisez, approfondissez, répétez ! Il ne s'agit pas d'apprendre votre texte par cœur, mais d'avoir la trame en tête.
Clarifier ses idées, c'est d'abord les mettre par écrit. Donc, lorsque vous avez plein de réflexions qui vous passent par la tête, commencez par toutes les noter sur le support qui vous convient le mieux : une feuille, un Google Doc, une application, etc. Le simple fait d'écrire vos idées diminue votre charge mentale.
Écrire quotidiennement dans un journal c'est comme faire le ménage dans votre tête. Quand vous déchargez votre esprit de toutes les choses qui l'encombrent, vous faites de la place pour penser clairement. Vous vous laissez moins affecté par vos pensées, vous êtes plus serein et clairvoyant.
La conduite d'une réunion efficace comporte trois étapes ou conditions clés : > la préparation (avant), > la facilitation (pendant), > le suivi (après). L'efficacité d'une réunion dépend de sa préparation — préparer, c'est prévoir. Cette étape se passe en amont, c'est-à-dire avant la réunion.