Un dispositif de suivi-évaluation constitue une composante essentielle de la bonne gestion et de la redevabilité d'un projet. Il est essentiel pour juger de la progression réalisée en direction des objectifs et des résultats et pour fournir des informations fiables et précises aux différentes parties prenantes.
Il s'agit en fait d'un logiciel à « modules ». Il possède une base centrale de données exploitables, selon les besoins, par plusieurs applicatifs que vous pouvez acquérir ou non.
L'objectif du suivi est de fournir des informations pendant la durée du projet, de sorte qu'on puisse opérer, si cela s'avère nécessaire, des ajustements et/ou des modifications.
Étape 1 : Définir l'objectif et la portée du système de S&E. Étape 2 : S'accorder sur les résultats et les objectifs - Théorie du changement (y compris les indicateurs) Étape 3 : Planifier la collecte et l'analyse des données (y compris le développement d'outils) Étape 4 : Planifier l'organisation des données.
Le rôle du suivi est de vous poser les bonnes questions. Vous devez vous interroger sur la réussite de votre organisation dans la réalisation des résultats attendus de votre plan d'action. C'est la rigueur avec laquelle vous allez entreprendre votre suivi qui déterminera vos chances de succès.
Parmi les meilleurs logiciels de planification, on retrouve Trello, monday.com, Asana, G suite, Teamwork, etc…
Le suivi d'un projet consiste à examiner les moyens déployés et les activités menées en vue de surveiller les progrès accomplis par rapport aux indicateurs sur la voie de la réalisation des produits.
Quelle est la différence entre le suivi et l'évaluation ? L'évaluation examine la démarche, les actions ou les projets ou politiques proposés, les attentes versus les résultats, l'atteinte des objectifs. Le suivi est lié aux variables et aux indicateurs, lesquels mesurent davantage l'évolution du changement.
Suivi-évaluation = examen constant du projet dans le cadre de son organisation par un dispositif combinant les résultats intermédiaires fixés, des questions d'évaluation et des indicateurs.
Le tableau de suivi d'activité est un tableau sur lequel figurent les différents objectifs de l'entreprise. Les objectifs sont établis dans le tableau avec un ensemble d'indicateurs qui permet de suivre et de contrôler les activités de l'entreprise.
Les avantages :
Une meilleure gestion des ressources et par conséquent une optimisation des coûts. La réduction des risques comme des retards de livraison par exemple, La responsabilisation des collaborateurs, Un meilleur partage d'information et une simplification du management.
Le tableau de bord est un outil de pilotage d'une entreprise constitué de plusieurs indicateurs de performance et qui a pour principales vocations d'anticiper les évolutions prévisibles et d'inciter le chef d'entreprise à prendre des décisions.
Un chef de projet détermine les tâches à effectuer pour atteindre les objectifs relatifs au projet. Cette personne forme une équipe, se munit des outils nécessaires et définit la séquence des tâches selon un échéancier précis.
Les réunions de suivi sont d'autant plus importantes qu'elles permettent de rencontrer les acteurs, d'échanger les informations, de communiquer sur l'avancement, de s'adapter et de trouver des solutions ensemble.
C'est un processus qui concerne toutes les activités qui concourent à la prestation proposée au client. Elle s'inscrit dans la durée et permet de suivre en continu les choix opérés, les décisions prises et les activités réalisées.
Quelques conseils pour le choix des indicateurs
Tout comme les objectifs, les indicateurs doivent respecter les critères SMART, c'est-à-dire qu'ils doivent être Spécifiques, Mesurables, Acceptables, Réalistes et Temporellement définis.