Interrogée par: Jules-Théophile Potier | Dernière mise à
jour: 5. Dezember 2023 Notation: 4.9 sur 5
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Structurer la réunion de travail
Définissez un lieu, une date et un horaire adéquat. Rédiger l'ordre du jour. Fixez une durée (en prenant soin de garder un peu de marge) Invitez les participants en précisant le format de la rencontre ainsi que le rôle de chacun et les objectifs attendus.
Commencez la réunion en posant une simple question telle que « êtes-vous prêts? » ou « Est-ce que tout le monde va bien? » afin de capter l'attention de tous les participants dés le départ. Vous pouvez également jouer la carte de l'humour mais avec finesse.
Quels sont les trois 3 conseils pour s'assurer de l'efficacité d'une réunion ?
Réunion efficace et respect du temps prévu
Elle doit avoir un début et une fin prévue.
Elle ne doit pas être trop longue. Il est important de ne pas dépasser une heure de réunion, au risque sinon que les membres décrochent. La concentration tend à diminuer au bout de 60 minutes.
37,5 minutes, c'est, selon une étude américaine, la durée optimale pour une réunion. Divisez les 60 minutes de votre temps de réunion habituel, ajoutez-y 5 minutes (pour les retardataires), vous obtiendrez le résultat escompté (entre 30 et 40 minutes en gros).
L'objectif de réunion oriente sur un livrable précis et concret. Un objectif que l'on peut visualiser focalise mieux l'énergie du groupe. Il est judicieux, en début de réunion, de dessiner une image ou un brouillon de ce que l'on veut obtenir à l'issue de celle-ci.
Pour rendre la réunion dynamique, il faut la préparer à l'avance et réfléchir à des taglines, des accroches, des présentations originales. Même une réunion de brainstorming doit être brainstormée en amont ! On estime la durée optimale d'une téléréunion à 45 minutes.
Un animateur de réunion est la personne qui assume la responsabilité globale du succès d'une réunion. En outre, il est important de souligner que ce n'est pas parce qu'une personne est chargée d'animer une réunion qu'elle doit diriger chaque point de l'ordre du jour de la réunion.
Rien ne vous oblige à prendre la parole avec éloquence et faire de longs discours : essayez de participer en posant par exemple des questions en rapport avec le sujet de la réunion. C'est une manière simple de montrer votre intérêt et de rester présent.
Avec les cyclones, les tempêtes, les éruptions volcaniques, les inondations, les mouvements de terrains, les séismes, et les feux de forêts et de végétation , l'île est confrontée à 7 des 8 principaux aléas naturels prévisibles identifiés au niveau national.
Dans une assemblée délibérante, on appelle "ordre du jour", la liste des sujets classés qui doivent être abordés, examinés, discutés ou votés au cours de la séance, à la date du jour.