Classer dans les bons rangements de bureau
Optez au choix pour un ordre de classement alphabétique, par date ou par code couleur. Les dossiers à classer ou à archiver peuvent être rangés dans des boites de rangement. Pour organiser encore plus votre espace, placez ces boites dans une armoire de rangement.
Ce qu'il faut simplement faire est d'attribuer un nombre à chaque dossier en respectant l'ordre chronologique de leur arrivée. On procède alors par ordre croissant. Mais il est bon d'ajouter un libellé à chaque élément classé afin de ne pas perdre de temps lors des recherches urgentes.
Classez les documents par ordre chronologique, du plus récent au plus vieux, le plus récent étant dessus. Pensez à libeller chaque dossier. Choisissez enfin l'endroit où les stocker : étagère, meuble dédié,...
Les documents à conserver toute votre vie doivent être placés à l'abri de la poussière (pour éviter une attaque de redoutables poissons d'argent) et de l'humidité. Pour cela, vous pouvez les mettre dans des pochettes transparentes plastifiées, en plus du contenant dans lequel ils se trouveront.
Commencez par vous installer dans une pièce calme, bien éclairée et spacieuse pour pouvoir disposer vos papiers. Pensez à effectuer ce tri en début de journée, car cela peut durer plusieurs heures… ! Ensuite, faites deux piles dans vos papiers : ceux à conserver et ceux à jeter. Certains papiers sont à conserver à vie.
Illustrez : ajoutez des photos, schémas, tableaux, infographie pour illustrer votre propos et n'oubliez pas de citer vos sources ! Faire des phrases courtes et aller à l'essentiel. Si c'est autorisé, n'hésitez pas à ajouter un peu de couleur à votre dossier.
Le dossier du personnel est un document interne à l'entreprise qui rassemble toutes les données relatives à un salarié (nom, prénom, sexe, âge, coordonnées postales et téléphoniques, formations, évaluation personnelle, compétences, rémunération, recrutement…).
Dans le volet d'affichage, ouvrez le fichier ou le dossier à déplacer. Maintenez la touche Ctrl enfoncée, puis faites glisser le fichier ou le dossier sur le bureau. L'icône relative au fichier ou au dossier est ajoutée sur le bureau. Le fichier ou le dossier est copié vers le répertoire du bureau.
Dans tous les cas, les grandes méthodes de classement sont toujours les mêmes : le classement chronologique, alphabétique et thématique, le tout soumis à différentes exigences temporelles.
Les factures fournisseurs sont placées dans un classeur « achats » par année et rangées dans l'ordre suivant la numérotation de leur saisie. Une autre solution consiste à les trier par ordre alphabétique, puis par numéro. Le chemin de recherche est simple : année, achats, nom, numéro de pièce.
RÈGLE 1 : - Avoir une arborescence la plus courte possible (3 niveaux maxi)5. RÈGLE 2 : - Donner des noms de dossiers les plus courts possibles (20 à 25 caractères maximum). Pour faciliter l'archivage ultérieur : RÈGLE 3- s'interdire d'avoir en même temps des dossiers et des documents dans un niveau donné.
1 – Identification et authentification des archives
– Établir un inventaire détaillé avec métadonnées (date, source). – Attribuer des métadonnées pour faciliter la recherche. – Authentifier les documents pour garantir leur intégrité.
Choisissez un titre bref et percutant.
Rédigez une accroche concise, mais complète : il faut la concevoir comme un résumé de ce qui suit. En y évoquant la trame du document et la mise en avant de ses points forts. N'hésitez pas à employer des termes qui mettent en valeur le sujet traité, mais sans en faire trop.
A quoi servent ces deux éléments ? L'introduction et le sommaire ont un rôle stratégique dans le dossier, il permet de comprendre l'ensemble de votre réalisation et de pouvoir se repérer dans celui-ci.
Commencez par vider un endroit de la pièce (un bureau, un tiroir, une étagère, etc.). Divisez ensuite un espace en deux: un pour les choses à garder, l'autre pour les choses à jeter. Pour chaque objet, ne réfléchissez pas et placez-le dans l'un des deux tas. Le tri doit se faire à l'instinct.