Les documents doivent être classés selon un ensemble cohérent, mais s'ils sont en vrac, un classement méthodique ou alphabétique est conseillé. Une période importante de l'histoire comme la Première ou la Seconde Guerre Mondiale doit être regroupée.
Les archives publiques en France sont l'ensemble des archives produites, reçues ou traitées par toute personne, physique ou morale, exerçant une mission de service public ou tout service ou organisme public français.
Elles doivent pouvoir permettre de stocker en sécurité les documents, mais également permettre une gestion facilitée. Deux principaux types d'archivage électronique existent : la GED (Gestion électronique de documents), le SAE (Système d'archivage électronique). Découvrez en quoi ils consistent.
L'archivage physique consiste donc à conserver les documents sous forme solide, papier, en opposition à l'archivage électronique qui consiste à les dématérialiser sur un support numérique.
L'archivage permet de protéger ses droits en cas de contentieux et de justifier son activité lors d'un contrôle. L'archivage permet également de se plier aux obligations légales en matière de tri, de conservation et de communication des documents.
Un archivage durable des documents passe par un bon service d'archivage électronique (SAE). Le SAE est un outil de gestion de contenu permettant le recueil, le classement et la conservation des documents à moyen et long terme pour une exploitation ultérieure.
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.
Pour un archivage efficace des données au sein de votre entreprise, il vous faut avoir un logiciel performant. Le logiciel Doxis4 apparaît comme la solution idéale pour répondre à vos besoins. En effet, grâce à ce logiciel, vos documents numérisés sont accessibles de n'importe quel endroit 24h/24 par tous vos salariés.
L'archiviste est chargé de collecter, classer, conserver et restaurer des archives et de les communiquer au public et aux chercheurs.
Ces archives physiques sont stockées dans des conteneurs adaptés, de façon anonyme et restent faciles d'accès. Enfin, les professionnels de l'archivage, au fait de la réglementation, peuvent aussi se charger de la destruction des archives périmées.
Le service interministériel des Archives de France (SIAF)
Il conçoit, pilote et contrôle l'action de l'État en matière d'archives à des fins administratives, civiques, historiques et culturelles.
L'archivage consiste à classer des documents qui n'ont plus d'intérêt immédiat pour les utilisateurs. Le classement consiste à gérer de manière structurée et organisée des documents. En d'autres termes, c'est ordonner et mettre des documents à la place qui leur a été définie.
À conserver pendant 2 ans. Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé, certificats, examens médicaux et radiographies seront conservés de façon permanente. Ces documents peuvent en effet se révéler utile en cas d'aggravation de l'état de santé ou de rechute.
Alors que la GED permet le stockage de documents courants, avec la possibilité d'être modifiés et partagés, le SAE quant à lui concerne la conservation légale des documents. La GED facilite le partage et la diffusion des données là où le SAE se cantonne à un rôle de conservation stricte.
Le rôle d'un SAE est de conserver les documents pendant la durée légale de conservation pour leur consultation et leur éventuelle restitution, tout en garantissant leur intégrité et leur pérennité. Un SAE doit impérativement répondre à la norme NF Z 42-013.
La SAÉ se déroule en trois phases : la préparation, la réalisation et l'intégration. 1) La préparation consiste à présenter la problématique, à activer les connaissances, à faire des liens, à préciser la production attendue, à clarifier les objectifs et les consi- gnes, et à établir un plan de travail.
Le plan d'archivage est l'outil de référence qui permet à tout le processus de gestion documentaire et d'archivage de se dérouler le mieux possible. Il doit refléter les missions de l'entité et l'ensemble de sa production documentaire.
Étape 3 : stockage des documents
Dans le cas de l'archivage, la bonne conservation des documents répond également à des exigences légales. Par exemple, dans le cas de documents fiscaux, certaines archives seront ainsi à conserver durant 10 ans minimum.