Il s'agit des pièces justificatives comptables : factures d'achats, factures de ventes, brouillards de caisse, relevés de banque, journaux de paie, bordereaux de charges sociales, etc.
1) LE LIVRE-JOURNAL
Ce document comptable retrace la chronologie jour après jour des transactions réalisées par l'entreprise. Selon la nature des opérations (banque, achat, vente), elles sont retranscrites dans des journaux différents : journal des achats, journal des ventes ou journal de banque.
Pour tenir sa comptabilité et produire ses comptes, l'entreprise doit obligatoirement appliquer plusieurs principes comptables : principe de prudence, principe de continuité d'exploitation, principe d'indépendance des exercices, principe d'intangibilité du bilan d'ouverture…
La définition du document comptable : un état de la comptabilité des entreprises. Les documents comptables répertorient les différentes opérations de l'entreprise au cours d'un exercice comptable. Elle reprend les flux financiers à l'actif, mais aussi au passif.
Il existe différentes sortes de journaux selon l'opération comptable à classer. Il est alors question de : journal des ventes. journal des achats.
Les factures fournisseurs sont placées dans un classeur « achats » par année et rangées dans l'ordre suivant la numérotation de leur saisie. Une autre solution consiste à les trier par ordre alphabétique, puis par numéro. Le chemin de recherche est simple : année, achats, nom, numéro de pièce.
Voici quelques exemples de documents pouvant constituer une pièce justificative comptable : une facture de vente, une facture d'achat, un bulletin de paie, un relevé bancaire, un listing informatique…
Les postulats comptables portent notamment sur la continuité de l'exploitation, l'échange, l'indépendance des exercices, la personnalité de l'entité et l'unité monétaire.
Les documents comptables obligatoires sont le livre journal, le grand livre et le livre d'inventaire. La balance comptable est quant à elle facultative, mais peut également être un outil précieux pour tenir la comptabilité d'une SARL.
Savoir bien communiquer et travailler en équipe
Il doit donc être à l'aise de communiquer et être capable de vulgariser facilement certains concepts si besoin. Le comptable doit également avoir de bonnes aptitudes relationnelles afin de bien interagir avec ses clients.
Pour faire votre bilan, vous devrez disposer de nombreuses pièces comptables, comme vos factures d'achats et de vente, vos bulletins de paie, contrats de prêt et tableau de remboursement de vos emprunts, tableaux des amortissements...
Les quatre états financiers principaux sont le bilan, le compte de résultats, l'état des flux de trésorerie, et l'état des bénéfices non répartis. Généralement, ceux-ci offrent des informations sur la dernière période et la période antérieure, afin d'avoir une base de comparaison.
L'amortissement est un terme comptable qui définit la perte de valeur d'un bien immobilisé de l'entreprise, du fait de l'usure du temps ou de l'obsolescence.
Il s'agit d'un régime dérogatoire mis en place par le législateur pour permettre aux très petites entreprises, dont les entreprises individuelles, de gagner en temps et en simplicité grâce à des règles comptables moins complexes et moins contraignantes.
Les bases de la comptabilité : le plan comptable
Entre le bilan, le compte de résultat et les nombreuses annexes, le PCG classe et hiérarchise les comptes suivant la notion du débit et du crédit. Les imputations comptables obéissent notamment au principe de la partie double.
Le principe de base de la comptabilité générale consiste à enregistrer tous les événements économiques (appelés flux) sur deux colonnes : l'opération et sa contrepartie (Les deux colonnes s'appellent respectivement « débit » et « crédit »).
Brouillard de Caisse et Brouillard Comptable
Dans le cadre de la gestion des espèces, un brouillard de caisse peut être utilisé pour retracer le détail des ventes quotidiennes. Ce brouillard de caisse, lorsqu'il existe encore, est un document manuscrit qui retrace le détail des ventes quotidiennes.
Un bon classement doit être un classement efficace. L'objectif principal est de retrouver une information le plus rapidement et facilement possible. D'autre part, les intitulés des documents doivent être clairs et uniformisés de sorte à permettre de les classer.