Le processus d'archivage a pour objectif de mettre sous contrôle de l'entreprise, dans un système (règles + outils + gestionnaires) les documents qui permettent de couvrir un risque ou qui présentent une valeur ajoutée de connaissance dans l'avenir, pour la défense des intérêts de l'entreprise.
Les documents d'archives sont polymorphes : il existe d'autres formats que le format papier. Un document d'archives peut avoir un format écrit : texte, plan, dessin, un format oral : enregistrement radio, un format visuel : enregistrement d'images, photographies, un format en 3 dimensions : maquette, format numérique.
– Opter pour un classement alphabétique, numérique, ou thématique, en fonction des besoins de l'entreprise. – Éviter les classements trop complexes pour faciliter l'accès. – Mettre en place une structure de classement logique et cohérente. – Utiliser des supports de stockage adaptés aux types de documents.
Si c'est par nom, classez vos documents dans l'ordre alphabétique. Si c'est par numéro, classez-les par ordre croissant, ou décroissant, etc. Ayez toujours le même mode de fonctionnement, de façon à être le plus efficace possible lorsque vous allez rechercher un document.
faites un clic droit sur un fichier ou un dossier, sélectionnez "7-zip" : "Ajouter à l'archive..." propose des options très avancées en matière de compression (contentez-vous du format ZIP si vous ne savez pas quoi modifier) ; "Ajouter à xxx.
Dès qu'un document est produit par une personne dans le cadre de son activité, celui-ci doit être considéré comme étant une archive. En fonction du support, l'archive peut-être physique ou électronique.
Conditionnez vos archives dans du matériel adapté : choisissez des boîtes solides, si possible en carton neutre pour les documents de valeur. Adaptez le format de la boîte au document, et non l'inverse ! Proscrivez les pochettes plastiques du commerce en PVC ou les pochettes cartonnées, souvent acides et peu stables.
WinRAR. Il s'agit d'une solution d'archivage qui aide les utilisateurs à créer des sauvegardes de données, à extraire des fichiers, à gérer des documents, etc.
L'archivage de documents est un moyen de pérenniser votre patrimoine documentaire et de faciliter son exploitation dans la conduite courante de votre activité. Ainsi, un accès facile et rapide à vos documents et dossiers vous permet de les traiter de façon optimale.
Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique. Ils doivent être régulièrement mis à jour. La meilleure méthode de classement en secrétariat reste le classement selon un numéro.
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.
Le classement des dossiers
Les documents peuvent être stocker au même endroit de manière très anarchique. Archivage - Il s'agit de ranger les documents sans utilité immédiate mais qu'il faut conserver un certain temps (délai légal) jusqu'à leur destruction.
S'interroger sur les méthodes pour classer des documents revient en premier lieu à identifier l'intérêt de le faire. En effet, les méthodes choisies devront répondre à un objectif précis. Si le classement de dossiers vise avant tout à réorganiser l'espace de travail, il facilite également leur archivage.
La SAÉ ou situation d'apprentissage et d'évaluation est « un ensemble constitué d'une ou plusieurs tâches à réaliser par l'étudiant en vue d'atteindre le but fixé ». Elle permet à l'étudiant de développer et d'exercer une compétence indispensable pour l'acquisition de son diplôme universitaire.
Dans tous les cas, les grandes méthodes de classement sont toujours les mêmes : le classement chronologique, alphabétique et thématique, le tout soumis à différentes exigences temporelles. Toutes ces méthodes pouvant être bien sûr combinées.
L'entreprise doit archiver tous les documents qu'elle produit dès que leur fonction a été remplie. Le document est donc identifié afin de déterminer l'authenticité et les conditions liées à sa conservation.
L'archivage numérique est un processus qui vise à garantir l'accessibilité sur le long terme des documents que les entreprises souhaitent conserver pour des raisons juridiques, pour couvrir un risque, ou plus simplement pour préserver de la connaissance à valeur ajoutée.